Privacybeleid van
Talentflow AI

​

Laatst bijgewerkt: [Datum]

Welkom bij [Naam Recruitmentbedrijf]! Wij zijn een toonaangevend recruitmentbedrijf gevestigd in Vlaanderen en gespecialiseerd in het vinden van de perfecte match tussen getalenteerde professionals en vooraanstaande werkgevers. Wij begrijpen dat privacy cruciaal is en we zetten ons in om uw persoonsgegevens op een verantwoorde en transparante manier te beschermen en te verwerken.

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, met wie we ze delen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens. We raden u aan dit beleid zorgvuldig te lezen.

1. Wie zijn wij?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

[Naam Recruitmentbedrijf] [Adres van het bedrijf] [Postcode en plaats] [Land: België/Vlaanderen] [Ondernemingsnummer (indien relevant)] [E-mailadres] [Telefoonnummer] [Website]

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over hoe wij uw gegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons (als werkzoekende, werkgever of websitebezoeker), verzamelen wij verschillende soorten persoonsgegevens:

a. Voor Werkzoekenden (Kandidaten):

Om u optimaal te kunnen helpen bij uw zoektocht naar werk, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens: Uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en nationaliteit.

• Professionele gegevens: Uw curriculum vitae (CV), inclusief uw werkervaring, opleidingen, vaardigheden, talenkennis, relevante certificaten en referenties. Ook uw gewenste functie, salarisverwachtingen en beschikbaarheid vallen hieronder.

• Communicatiegegevens: Alle correspondentie tussen u en ons, zoals e-mails, telefoongesprekken en aantekeningen van interviews.

• Websitegebruik: Informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt, waaronder uw zoekgedrag naar vacatures en sollicitaties (zie ook ons Cookiebeleid).

• Gevoelige gegevens (alleen indien strikt noodzakelijk en met uw uitdrukkelijke toestemming): In zeldzame gevallen kan het relevant zijn om informatie te verwerken over bijvoorbeeld een arbeidsbeperking of lidmaatschap van een vakbond, indien dit van belang is voor een specifieke functie en u ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

b. Voor Werkgevers (Opdrachtgevers):

Om uw vacatures effectief in te vullen en onze zakelijke relatie te onderhouden, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, sector en contactgegevens van de organisatie.

• Contactgegevens van contactpersonen: Naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersonen binnen uw organisatie.

• Vacaturegerelateerde informatie: Details over de openstaande vacatures, functievereisten, bedrijfscultuur en uw verwachtingen.

• Financiële gegevens: Gegevens die nodig zijn voor facturatie en betalingen.

• Communicatiegegevens: Alle correspondentie tussen uw organisatie en ons.

c. Voor Websitebezoekers:

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we bepaalde technische gegevens om de website te analyseren en te verbeteren:

• Technische gegevens: Uw IP-adres, browsertype, besturingssysteem, de pagina's die u bezoekt, de website van waaruit u naar onze site bent gekomen, en het tijdstip van uw bezoek. Deze gegevens worden vaak anoniem of gepseudonimiseerd verwerkt. Voor meer details over cookies, verwijzen we u naar ons Cookiebeleid.

3. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens? (Doeleinden en rechtsgrondslagen)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige wettelijke grondslag voor is. Hieronder leggen we de doeleinden en de bijbehorende rechtsgrondslagen uit:

a. Voor Werkzoekenden:

• Recruitment- en selectiediensten: Om u te matchen met geschikte vacatures, uw kandidatuur te beoordelen en u voor te stellen aan potentiële werkgevers.

  • Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst (de overeenkomst om u te begeleiden in uw zoektocht naar werk) en/of uw uitdrukkelijke toestemming voor het delen van uw gegevens met specifieke werkgevers.

• Communicatie: Om met u te communiceren over uw sollicitaties, openstaande vacatures en carrièrekansen.

  • Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

• Dienstverbetering: Om onze diensten te analyseren, te verbeteren en te personaliseren, en om te begrijpen hoe u onze website gebruikt.

  • Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang.

b. Voor Werkgevers:

• Wervingsdiensten: Om uw vacatures in te vullen, geschikte kandidaten voor te stellen en het recruitmentproces te beheren.

  • Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst.

• Relatiebeheer: Om de zakelijke relatie met u te onderhouden, te factureren en u op de hoogte te houden van onze diensten.

  • Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

c. Voor Websitebezoekers:

• Websitefunctionaliteit en -verbetering: Om de website te laten functioneren, fouten te detecteren en de gebruikerservaring te optimaliseren.

  • Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang en/of uw toestemming voor specifieke cookies (zie Cookiebeleid).

• Beveiliging: Om de veiligheid van onze website en systemen te waarborgen.

  • Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.

Algemeen:

• Naleving van wettelijke verplichtingen: Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving of het reageren op legitieme verzoeken van overheidsinstanties.

  • Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting.

• Bescherming van rechten en belangen: Om onze rechten en belangen te beschermen, bijvoorbeeld bij juridische procedures.

  • Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten en met de juiste waarborgen:

• Met potentiële werkgevers (voor kandidaten): Wij delen uw professionele gegevens (CV, motivatiebrief) en relevante contactgegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming met werkgevers voor wie u zich kandidaat stelt.

• Met serviceproviders: Wij maken gebruik van derde partijen die ons helpen bij de uitvoering van onze diensten, zoals IT-dienstverleners (hosting, software voor kandidatenbeheer, zoals Applicant Tracking Systems - ATS), marketingdiensten en betalingsverwerkers. Deze partijen zijn contractueel gebonden aan strikte privacybepalingen en verwerken gegevens alleen onder onze instructies en conform de AVG.

• Met professionele adviseurs: Zoals accountants of juridische adviseurs, indien nodig.

• Wettelijke verplichting: In uitzonderlijke gevallen kunnen we verplicht zijn om gegevens te delen met overheidsinstanties of wetshandhavingsinstanties indien dit wettelijk vereist is.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden voor hun marketingdoeleinden.

5. Doorgifte van gegevens buiten de EER

In principe verwerken wij uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht het in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk zijn om gegevens buiten de EER te verwerken (bijvoorbeeld via een serviceprovider met servers in de VS), dan zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt onder strikte naleving van de AVG. Dit betekent dat we alleen gegevens doorgeven naar landen die een adequaat beschermingsniveau bieden, of via contractuele bepalingen zoals de Standaard Contractuele Clausules (SCC's) van de Europese Commissie, aangevuld met extra waarborgen indien nodig.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijk vereist.

• Voor werkzoekenden: Uw gegevens worden bewaard zolang uw profiel actief is en we u kunnen helpen bij het vinden van werk. Wij zullen u periodiek (bijvoorbeeld eens in de [bijv. 2 jaar]) vragen of u uw profiel actief wilt houden en of uw gegevens nog up-to-date zijn. Indien u niet langer gebruik wenst te maken van onze diensten, zullen wij uw gegevens verwijderen of anonimiseren na een periode van [bijv. 2 jaar] inactiviteit, tenzij u expliciet verzoekt om eerdere verwijdering.

• Voor werkgevers: Gegevens worden bewaard zolang de zakelijke relatie voortduurt en zolang als nodig is voor administratieve en fiscale doeleinden.

• Gegevens van websitebezoekers: Deze worden bewaard volgens de termijnen beschreven in ons Cookiebeleid.

• Wettelijke bewaartermijnen: In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren (bijv. voor fiscale doeleinden).

7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, diefstal, misbruik of ongeoorloofde openbaarmaking. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:

• Pseudonimisering en encryptie: Waar mogelijk anonimiseren of versleutelen we gegevens. De website gebruikt SSL/TLS-encryptie om gegevens die via het platform worden verzonden te beveiligen.

• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerd personeel dat de gegevens nodig heeft voor hun functie, heeft toegang tot uw persoonsgegevens.

• Beveiligde systemen: Onze IT-systemen worden regelmatig gemonitord, geüpdatet en getest op kwetsbaarheden.

• Datalekprocedure: We hebben een procedure voor het snel detecteren, rapporteren en afhandelen van mogelijke datalekken, in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

• Bewustwording en training: Onze medewerkers worden getraind in het belang van gegevensbescherming en privacy.

8. Uw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heeft u een aantal belangrijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij respecteren deze rechten en zullen uw verzoeken tijdig en adequaat behandelen:

• Recht op inzage: U heeft het recht om te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om een kopie van deze gegevens te ontvangen.

• Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij van u hebben, te laten corrigeren of aanvullen.

• Recht op gegevenswissing ('recht op vergetelheid'): U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen onder bepaalde voorwaarden (bijv. als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of als u uw toestemming intrekt).

• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist, of als de verwerking onrechtmatig is.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens ('dataportabiliteit'): U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht van bezwaar: U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer de verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Dit geldt ook voor bezwaar tegen directe marketing.

• Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit privacybeleid. Wij zullen uw verzoek binnen één maand na ontvangst beantwoorden. Indien het verzoek complex is of er sprake is van veel verzoeken, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd, waarbij wij u hiervan tijdig op de hoogte stellen.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om de functionaliteit te verbeteren en om inzicht te krijgen in hoe onze website wordt gebruikt. Voor gedetailleerde informatie over de cookies die wij gebruiken, de doeleinden ervan en hoe u uw cookievoorkeuren kunt beheren, verwijzen wij u naar ons specifieke Cookiebeleid.

10. Klachten

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet conform de geldende wetgeving verwerken, of als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw privacy omgaan, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel: +32 (0)2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen om het in lijn te brengen met wettelijke veranderingen, wijzigingen in onze bedrijfsprocessen of nieuwe technologieën. De meest recente versie zal altijd op onze website beschikbaar zijn en is herkenbaar aan de datum bovenaan de verklaring. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan proactief op de hoogte brengen via een melding op onze website of via e-mail.

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, neem dan gerust contact met ons op via:

[Naam Recruitmentbedrijf]

[E-mailadres]

[Telefoonnummer]

​

Dit privacybeleid is ontworpen om zo compleet en duidelijk mogelijk te zijn. Mocht u echter nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.